DMS (Document Management System)

DMS (Document Management System)

Un Sistem de management al documentelor (cunoscut și sub abrevierea DMS, de la engleză Document Management System) este un sistem software (sau un set de aplicații software) care furnizează, de regulă, capacitatea de stocare, versionare, metadate, securitate, indexare și de regasire rapidă a documentelor.

Sistemele de tip DMS și arhivare electronică asigură:

  • trasabilitatea documentelor și versionarea documentelor organizației
  • stocarea centralizata a tuturor documentele electronice semnificative pentru organizație
  • backup unitar pentru toate documentele organizației
  • modelarea, controlul și monitorizarea fluxurilor (workflows) de documente in cadrul organizației.
  • arhivarea electronică a documentelor

Documentele electronice se împart în următoarele clase:

  1. documente elaborate in editoare text (procesor de text ca Microsoft Word, Microsoft Excel, Open Office)
  2. copia electronică a documentelor pe hârtie (obtinuta prin scanare – exemplu: facturi furnizori, facturi emise, procese verbale, contracte)
  3. fișiere sursa sau binare obținute de personalul organizației in urma activității acestuia (exemple: fișiere program (pas,.c,java), fișiere aplicații grafice (Maya, 3D Studio Max), fișiere executabile (exe). În această categorie intră orice alt tip de fișier.

Un astfel de sistem gestionează bunurile digitale ale organizației (documente, proceduri, schite, planuri, proiecte, coduri sursa, how-to-uri), imagini ale documentelor pe hârtie (documente scanate), fluxurile de lucru interne organizației și managementul înregistrărilor.